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清代军机处及其秘书职能-【xinwen】

发布时间:2021-10-12 10:42:40 阅读: 来源:装模车厂家

清代军机处及其秘书职能

作者: 易杨

在中国历史上,国家中央一级的秘书工作,除了曹操为魏王时,曾经一度设秘书令,“典尚书奏事”外,其它各个封建王朝,大都是以尚书、中书等职官来负责拟制诏令,传令王命,部分执行秘书工作职能的。虽未正秘书之名,却有秘书任务之实。这种文官体制,一直沿用到明朝末年。到了清朝,满人以少数民族入主中原,入关之前,各种典章制度,未具规模,直到全国统一以后,效仿明代,才逐步完善起来。官制方面,以内阁、六部、都察院、大理寺组成中央行政体系,管理政务。现代称之为秘书部门的工作,比较分散,其中大部分的文书拟制,集中在内阁。《清史稿。职官一》:“……学士当敷奏,侍读学士掌典校,典掌出纳文秘,中书掌撰拟、翻译”。康熙九年,(1 670),清设立的议政王大臣会议已经制度化,国家重要文件不由内阁撰写。康熙十六年(1677),设立南书房,由皇帝选择一些品优有才的翰林入值,直接秉承玄烨的旨意,起草诏命,发布政令,议政王大臣会议的权力大大地削弱。雍政七年(1729),正式设立军机处,集中了议政王大臣会议、南书房等全部职责,成为当时最高的机要秘书机构,并且一直延续到清末。

关于军机处,清史以及清朝一些官吏的文集、笔记中有许多记载,本文拟就其沿革、体制、职能等加以介绍和评论。

清代的军机处,最初称军需房。这个名称作为国家准决策机关多少有点不伦不类,实际上它担负了全国对内、对外一切重大事务的管理与指挥。其作用与意义是非常大的。

嘉庆十年,有个叫何元琅的御史为了这个名实不符的称谓,给皇帝上了一个《请酌改军机处名目》的奏折,理由是“军机处承办一切事务,与兵部之专司戍政者不同”,当军务已经基本结束,“似应更改名目,以纪偃武之隆”。皇帝看了以后,着实教训了他一顿。五月十九日谕:“军机处名目,自雍正年间创设以来,沿用已久,一切承旨书谕及办理文件,皆关系机要,此与前代所称平章军国重务相仿,并非专指运筹决胜而言”,“何元琅率请改易旧章,而不顾其言之纰缪,所奏断不可行。原折着掷还。”

这说明,清设立军机处,后来又沿用不改是有它的原因的。清朝的一些史料都认为是“用兵西北,虑暴直者泄机密”(清史稿。职官一),“雍正七年,青海军事兴,始设军机房”(清,王昶)。的确,满清在入关前后,军事活动可以说从来没有停止过。除了对内不断镇压明朝的残余军事力量外,对外也拼命用武力经营边疆。康熙末年,派兵驱逐了准噶尔的敌对势力,恢复了西藏地方秩序。雍正初,又连续在西藏、青海用兵,民族战争激烈而频繁。因此,设立军机处,统一管理军事行动是名正言顺的。同时军事机密放在内阁处理或议政大臣们讨论,人数较多,容易泄密,也是个原因。但是,最主要的原因还是为了加强君权。雍正(胤 )对于明朝宦官专权,皇帝形同傀儡的情况是知道的,也熟知自己通过种种手段在刀光剑影骨肉相残中夺得皇权的艰难,因此,在他统治的最初几年,忙于肃清反对派(主要是他的兄弟),镇压他的反对者以及可能危及皇位的任何活动,一步一步削弱某些亲王的权力,巩固自己的绝对统治。因成立军机处取代议政王大臣会议成为雍正整个集权战略的一个重要组成部份。

雍正初年,首先是从内阁各部抽调一些可靠的大学士、各部院尚书、侍郎等官吏成立临时班子,并且把他们进行工作的地点由内阁所在的太和门外迁到离宫庭较近的隆宗门内,以便利于指挥。后来的干隆、嘉庆等皇帝又公布了不少谕旨,反复查申一切事情要皇帝自已裁决。

《檐曝杂记》:“雍正以来,本章归内阁,机务及用兵皆军机大臣承旨。天子无不与大臣相见,无论宫寺不得参。即承吉诸大臣,亦祗供传述缮撰,而不能稍有赞画于其间也”。

又如,嘉庆四年正月初八日谕:“……凡有奏事之责者,及军营带兵大臣等嗣后来陈奏事件,俱应直达朕前……”。并且引干隆为证:“皇考高宗纯皇帝,临御六十年,于一切纶音宣布,无非断自宸衷,从不令臣下阻挠国是”。

这种权力集中于皇帝一人的做法,反映了封建专制主义的中央集权制度的进一步发展和强化,完全符合最高统治者的愿望与利益,所以,军机处这个机构一直能保持到光绪年间。

关于军机处成立的时间,一般有两种说法,《清史稿》说是雍正十年(1732),王昶等说是雍正七年(1729),这中间,前后相差三年。不过,考虑到这是当时中央级体制上的较大的改革,建立机构,人员安排,权力转移,都不是几天、几个月可以完成,硬要具体到哪年哪月建立没有什么大的意义。用现代的行政管理术语来说,早期的军机处只不过是一个临时工作班子,或者临时工作机构。清人赵翼,干隆二十一年(1755),任军机章系,他在回忆军机处的“办公室”时说:“余值军机时,值宿即在军机大臣直卢之西,仅屋一间半,又逼近隆宗门之墙,故窄且暗。后迁于对面北向之屋五间,与满洲司员同值,则余已改官不复入直矣”。干隆四十年(1755)以军机章系入值的冯培在诗中写道:“斗室何由解郁蒸,葛衫蕉扇小窗凭。”清朝最早的一个军机大臣鄂尔泰,在其儿子为其写的年谱中,虽然多次提到升官晋爵,但只字未提及军机处。足见经过了几十年的经营,军机处的工作条件还是十分差,无法与内阁、部、院相比,其开创的临时性是可想而知的。这里,顺便还可以提一件事,在英武殿本《历代职官表》中没有军机处项目。道光年间黄本冀的《历代职官表》,其他如《大清会典事例》、《清朝文献通考》、《清朝通志》诸书俱无军机处记载。这肯定不是某些人编撰时的疏忽,而是有其道理的。一个如此重要的机构,不纳入国家的正式官制体系,简直不可想象。那么,原因在哪里,现在看来,有两点是值得注意的。

第一,在军机处设立相当长的时间内,其主要成员都是兼职的。“其制无公署,大小无专官”。雍正十年二月八日,命大学士鄂尔泰、张廷玉办理军机事务。鄂、张都是当时殿阁重臣。同时,调来军机处的大臣、章京,除了承担这一部分任务外,有的还要负责其原来部门的工作。嘉庆七年元月二十四日,清仁宗谕军机处行走诸臣,“偶值枢务(军机处工作) 稍简,朕仍令其赴衙办门事,即应阁、部并到”。有关考核、铨叙也都是原衙门进行。嘉庆十一年有一专谕:“军机处司员,自雍正年间定制以来,均系以本衙门缺额承办军机事务,其升迁保举,悉由本衙门堂官铨考,相沿已久,若以计典归之军机处,更定官阙,事多格碍。”

军机处任职成员既属随时调用,人无定额,升迁、考铨又都在衙门进行,类似临时机构,随时有撤销、改名的可能,干隆执政时,当一度改作“总理处”就是例子。因此,人们没有把它列入正式官制体系是理所当然的。

第二,军机处的大臣、章京,虽然“入值近倚天咫尺”(潘世恩),“面承密敕语从容”(管世铭),身处机要重地,所从事的工作无非是“承旨书谕,拟写文稿发交各部,其职能类似私人机要秘书班子。设立军机处后,原有的机构并没有减省、撤并,较之明代,还增设了理藩院(掌管蒙古、西藏、新疆各地少数民族事务)、内务府(专管皇室事务,包括典礼、仓储、财务、工程、警卫等),部分实际权力已从表面地位极高的内阁转移过来。军机处名不正权重,内阁部院名正而少实权。对于一些思想正统、遇事要依祖宗规矩的史家,如何取舍是可以估计得到的。

尽管清朝军机处像个长期的临时单位,但规模、人员编制,管理体系等还是自成系列的。

军机处的职能是“掌军国大政,以赞机务”。实际上是协助君主处理全国性事务。其领导人称作“军机大臣”。没有固定人员编制,由皇帝从内阁大学士、六部(吏、户、礼、兵,刑、工部)尚书、侍郎、都察院御史中召入。同时,根据本人的年资、经历、宠信程度来加以区别,分为上行走、行走、学习行走。后来,也适用于军机章京等职。

行走这种称呼过去是没有的,所谓行走,主要是别于专任与常设职官而言。一般说,上行走,多是军机大臣,官品较高,人数较少,直接向皇帝奏事或经常被召见议事的。嘉庆时吴熊光被上命为军机大臣行走,大学士和申提出“吴,官才五品,不符体制”,结果立刻被加三品卿衔。清代一些上行走,以大学士、尚书为多,也有侍郎充上行走的。清人吴振或说:“军机大臣唯用亲信,不问出身。”这倒是一句实话。

行走次一等,称军机处行走,其工作范围以军机处为主,一般不能直接、经常见到皇帝,议事国是。学习行走,实际上是试用期间的称谓。这二类官员原品级有高有低,以侍郎、御史为主。

军机章京是军机大臣的属员,也是军机处的主要成员。其任职条件较军机大臣低。雍正时,有府尹、巡抚、布政使、翰林院修撰任章京的,以后各代不少是由阁侍郎、中书等原来就从事撰拟记载、勘对、检校的官员来充任的。这批人公文业务熟悉,又特别了解内庭工作的种种规矩,皇帝亲自看中,因此章京也有上行走、行走(从雍正至道光末见任命)。由一般官吏进而成为军机处章京入值枢廷,主要通过考试与保送两条途径。嘉庆十八年曾有上谕论及此事。

军机章京,开始是没有固定名额的,从嘉庆四年开始,规定满、汉各设十六名,因为后补者多,又有额外章京多至四人。至光绪三十年,编制大增,共有三十六人。

军机处下设的两个机构,内翻书房负责翻译谕者、御论,册祝文字,为首的管理大臣由满洲军机大臣兼任,翻译最多时达四十人。方略馆,负责管理军机处档案,每当一次军事活动结束,或遇有较大政事,都要记其始末,编辑成书。这类书叫方略,或纪略。方略馆为首的叫总裁,无定员,都是军机大臣兼任。由于清政权是满人居统治地位,在军机处人员安排上还有两个特点:首先,满、汉人兼用,表面上还十分公允。咸丰皇帝谕中说:“夫军机大臣本为要任,满、汉兼用,断不应稍有区别,朕用人行政,一秉大公,从无分于满、汉。”实际上仍以满人为重。据《枢垣记略》题名统计,从雍正至咸丰,满人出任军机大臣者为63人,汉人出任军机大臣者为40人。从雍正至光绪六年,由满人为军机章京者为375人,汉人为军机章京者为3 6 5人。从这个并不一定完整的数字也可以看出,在高层官员中仍然是以满人占多数,并非如前面所说的无分满、汉。清代有些皇帝还特别注意满、汉人比列,一当发现这个机要部门满人少时,立即从外地调来。干隆三十五年闰五月初九日谕:“现在军机处行走满洲大臣人少……着传谕温福奉到谕旨,即驰驿速行来京。”

其次,清朝亲王不入军机处,实行了一定的回避制度,这是雍正设处以后的规矩,可能是不使亲王直接参与国家军政大事,便于皇帝一人集权管理,这也是维护其绝对统治的手段之一。当然还有礼仪上的改变。因此,嘉庆四年正月,因军机处事务较繁,咸亲王永一度入值,十月,即以“与国家定制未符”而退出。咸丰三年时,恭亲王奕曾奉旨任军机大臣上行走,并且经历了几朝,这是全清仅有的一例。同时,文官(京官)三品以上,外任臬司以上,武官(京官)副都统以上、外官总兵以上,其子弟均不准在军机处任上行走。

足见亲王进入,皇帝与信臣议论军国大事的机构是封建君主所特别忌讳的。

清朝军机处从雍正起立,一直是指挥一切的国家最高权力机关。直至宣统三年(1911)敷衍立宪,内阁才与军机处合并在一起,改为责任内阁。那些军机大臣摇身一变就成为总理大臣、协理大臣。

辛亥革命的风暴,才把这些大臣与满清王朝一道赶出历史的舞台。

清朝军机处成立以前,中央政府已经有了一个比较完善的行政工作体系。顺治六年,置满汉大学士俱内值,章奏处理,诏命拟制,都是由君主当面裁决,中书等承办。顺治十五年,改三院为内阁,清内阁虽有很高荣誉,但并非政务中心,军国重务先是集中在议政大臣会议,后落在军机处。

军机处之所以显赫一时,因为实际上它相当于国家机要秘书处。清朝的集权政治决策高度的权集中,作为与唯一的决策者皇帝最接近的、最直接为其主持国政服务的机构和人,势必成为国务活动中心。这与军机处的职掌是分不开的。军机处拥有的各种权力来自于它的职能,用现代秘书学的原理来综合归纳,大约有如下一些:

1。国家文书撰制

军机处主要的、大量的日常工作是文书撰制,以皇帝名义下达的各种诏令、谕旨,对全国重大事件奏章、疏表的批复,都在这里拟制、缮写、分递,并通过这些来达到有效管理国家的目的。

拟制文书的办法与过程,通常是两种:一是由宠信的军机大臣直接听皇帝的指示,然后回军机处完成。《枢桓记略》:“每日寅时,军机大臣及章京等依次入值,辰刻军机大臣始入见,或不待片刻而后召见,每日一次或数次。军机章京皆随入,只候于南书房。军机大臣至上前,预敷席于地赐座,承旨毕乃出,授军机章京书之。”所谓“入值近依天咫尺”,写好后再送呈皇帝审看。管世铭有一首诗“面从密敕语从容,分写新纶撰进恭。御笔亲增三五字,别传天语带朱封”反映了这个过程。

晋见听取旨意(公文内容)最初是一人,但是,有的军机大臣虽属信臣,不通或者不大通文义,不得不把其他属员带入。军机处是枢密重地,一般官吏,非奉诏是不能擅入的,雍正时的满人纳亲,记忆力很好,但文字功夫差,不得不令汉人汪由毅(吏部尚书、军机大臣)随入并代拟旨令。大约从这个时期开始,军机大臣二人同进见成为定例。这种工作,军机大臣要代王言很不容易,既有荣誉感,又带有危险性,有的甚至一稿再稿,才能完成。怪不得管世铭说:“润色王言良不易,岂惟前路在中台”。

另一种方法是所谓票拟,各地各处上给君主的奏本,先送内阁,后来是军机处,由经办官吏预先拟好批答之词,写在票签上,送给皇帝决定。(《清会典》)从某种意义上讲即代王宣命。《行素斋杂记》记载:“旧制军机处缮写简授员缺,谕旨均空其名以待御笔填写……”,形式上也差不多。通常军机处承办,由军机大臣会同各部、院衙门的,由本处主稿,或由所会衙门主稿,临时约定。

这里讲的是方式,还包括批稿、会稿等,至于文书的体载与内容那要复杂得多。

军机大臣负责上达与下传,一般的拟文缮写任务由军机章京等来担任。“凡满汉章京缮写谕旨,记载档案,查覆奏议,系清字者,皆由满洲章京办理,系汉字者,皆归汉章京办理。”

文书是政府机构管理手段之一,文书工作是军机处的重要任务,军机处之所以重要,原因也在这里。

2。值班工作

现代秘书部门的值班工作,有经常性的设员,还有节假日临时的值班。清军机处的值班任务二者具备。值,侍也,《晋书。羊祜传》“悉统宿卫,入值殿中”。实际上是在皇帝身边值班,处理文书、档案等各类具体事情。

军机大臣与军机章京每天都是要入值的,军机大臣人少,又属亲臣、重臣,随时准备被召见。军机章京人多,文书批制、缮写,随时可能有任务,因此值班工作是制度化的。采取分班形式,“满汉军机章京各分班,每班各八人,其八人内。各以一人领班……由军机大臣栋派资深望重者为之。”这样,一共有四班,领班人满语称之为“达拉密”。

“每日军机散值后,满汉章京四人在方略馆值宿”。值班的时间,以每天寅时开始,辰时开始召见军机大臣,清人彭蕴章诗“趋朝待露夜披衣,退值青山衔落晖,驿路军书催不断,挥毫人共暮鸦归”。清人王拯七律诗《晓直》写得更具体:“曙钟初动万鸦鸣,禁树笼葱待月明。金爵烟轻疑梦绕,玉阶霜重有人行”。

军机处值班,日夜是衔接的,晚上也不停止。清代的一些军机大臣与章京写了不少夜值的诗,对那种冷静、寂寞、乏味的例行公事不时流露出一些怨言。

“寂寞人散尽,独作后栖鸦。只有青山对,偏迟落日斜。” (冯培)

“夜值分班各一遭,年年橐笔占郎曹”。 (裘行简)

军机处的晚值班是辛苦的,这些值班人,只好“薄寒借酒消残蜡,细火烹茶送短更”。 (林寿图)工作紧张时,“淋漓诏草还飞羽,局促风凄屡废书”,“补被宵来眠未得,五更霜气似穹庐”。

当然,值班也有比较清闲的时候,坐在那里,无事可做,正如冯培写的“直庐闲静似茅庵,坐卧何殊弥勒龛。帘影欲摇云满屋,鸟声疑对客清谈。”

不过,清代的一些军机,值班工作是很忙的。干隆年间的管世铭,于五十一年以户部主事到军机值班,连同学朋友也疏远了,会见他“十不得一二”,以致有人讥讯他简傲。为此,他写了“答友人书”信中说:“……内值之班,上在宫则日入值,在圆明园则八日中经值四日有奇,比归之三日,入刑部署事者二日(前文曾提到,当时军机处官史多是兼任的),入方略馆者一日,过是则又须应圆明园之值。”“公事依旧”。

军机值班的地点,清朝经常有些改动,初期军机大臣在隆宗门内之北,章京在隆宗门之南。圆明园值班,大臣在御河之南的军机堂右值房,汉军机章京在军机房前,进入内廷,走内右门,至南书房等候召见,章京往经走干清门。

遇君主外出、祭祀,军机人员皆随值。“凡恭遇南郊大祀,上于先一日莅坛者,军机大臣入值于西天门外值庐。章京各带短几坐褥,列坐账房中……”。军机处值班还有一定的请假制度。清人继昌说: “军机大臣因感冒不入值,可以不请假,若五日以上,始具折陈情。”

总之,值班工作是军机处与文书工作同样重要的事情,而且逐步形成了一套制度。

3。档案工作

清军机处的档案工作分两个部分:一是在日常值班工作中的文书登记、立档;另一部分是归档后的保管、检阅、编写。大事记等。前者在军机处,后者在所属的方略馆。档案工作的重点在方略馆。

在我国,早期似乎没有“档案”这个专门名词。《周礼。春官。天府》:“凡官府分册及都鄙之治中,受而藏之,以诏王察群吏之治。”此处的治中,治是管理的意思,中是文书之类。清人江永说:“凡官署薄书谓之中。”清人扬宾《柳边纪略》才提到档案二字。“边外文字,多书于木,往来传递者曰牌子。以削木片若干牌故也;存贮年文者曰档案……”清代没有现代中央档案局(馆)之类这个名称,因此,中央机密档案是由方略馆管理的。其它另有保管的地方,例如文部就有档房。

清“方略馆在降宗门外咸安宫之左,凡本处档案皆藏库中”。除此之外,方略馆还要复制档案、校勘档案等。

档案集中在方略馆的原因,和现代也不完全相同,除了备查,供参考之外,主要是为了编写“方略”、“纪略”之类歌颂皇帝政绩与军绩的。

遇到国家重大典礼,皇帝一般要发谕旨,军机大臣要去翻查旧案,仔细稽核档册,全部收集,写出简单明白的摘要,供皇帝参考。

皇帝的诗文,如需查对时间、内容的,由方略馆查明起讫,送呈。

清代编写的“方略”、“纪略”是档案选编,内容翔实,篇幅浩博,专题性强,嘉庆七年开始,十年完成的《剿平三省邪匪方略》,全书四百卷。三省叛乱始于嘉庆元年正月,经过七年,清廷才结束镇压,善后事宜,至十年五、六月间方竣,前后包括十年。书中引用保存的档案资料相当多。“军营奏折,隔数日一至,或一日数至。简牍繁多,删节所存,今尚不可记数”,主要部分还有皇帝诏旨数千道。

这个重要的任务只有依靠方略馆的资料才能完成。在此以前,还编纂过一些“方略”、“纪略”,例如《准喀尔方略》。干隆年间,有《金川方略》,篇幅皆略小于《剿平三省邪匪方略》。道光十年,编完的有《平定回疆剿擒逆裔方略》八十卷。同治十一年完成的《剿平粤匪方略》四百二十卷,《剿平捻匪方略》三百二十卷。

编写这类方略,时间跨度长,内容多,如果没有大量的、原始的文书作参考,是很难完成的。清方略馆保存盘册的目的是为了政务管理和编写这类歌功颂德的文集。

4。机密文书的翻译工作。

由于语言文字处理的差别,清朝在各个机构都没有翻译官,叫 “笔帖式掌翻译文书”。军机处枢密重地,文书多而且密件多,所以专设有内翻书房从事这类工作。翻译多达四十人,任务是:“掌翻译旨,御论,册祝文学。”

实际上,内翻书房的翻译任务并不止于军机处内部的,还包括政府各机构向内阁的咨询文书:由起居注馆承办的应翻译的起居注:凡君主参加的经筵(与臣下讨论经史)讲话,主讲官所拟的讲稿;由内阁拟就的册立册讨文字,庙宇、山川之祝文、祭文、碑文等;对外国、外藩的教谕;皇帝本人写的诗文;指令翻译的各类经史书籍。

大约有关国家大政,有关皇帝的机密文字都是由军机处内翻书房负责。通常是“清字则译汉,汉字则译者。”

5。各类临时承办任务

军机处是机密重地,官员都是亲臣、重臣,办事干练,是皇帝信得过的。所以,除了日常的工作外,还经常委派一些临时任务。

例如考试题命,本来这是由皇帝亲自进行的,具体事则归军机处。事先,缮写前三庙试题,并处藏四书一部同呈,以免皇帝命题重复。后来实行书内贴黄的办法,也就是由军机处选定试题,作好标记,请皇帝决定。除了考试御史、庠生及各翻译题由南书房承办外,其余都是由军机处于前一天提出请皇帝定题的。

主考官,阅卷官名单由军机处缮写送呈,最后由皇帝钦点。

军机大臣还经常奉旨去各省查办事情,类似现代秘书部门的临时承办任务。军机大臣出差可以随带军机章京,其他一些出差及简放外任人员可以带自己的部门属员而不能带章京。这与军机处在国家政治生活中的地位有关,因为带上军机处章京办事,一路上可以虚张声势,作威作福。为此,嘉庆五年八月,曾发出一道谕旨:“严格规定:嗣后出差人员除军机大臣仍准其随带章京外,其他如有率意奏请者,即将该臣治罪,另行简放。”

不过,清朝由军机章京单独出差办事的还是屡有所见,被认为是一种“荣誉”。

至于随皇帝出征、祭祀、围猎,则是常有的临时任务。

为了做好这些日常工作,军机处关于文书拟制。缮写、保管、保密等有一系列严格的规章制度。这些制度主要来自旧章以及皇帝谕旨。封建社会,皇帝是至高无上的,他的话,就是法律,没有人敢违抗。尤其是清朝,文学狱又特别利害,动则人头落地,株连九族,因此,这些制度一直在军机处内严格执行。恭亲王奕诗:“法守旧章严有密,率由大典矢钦明。”真实反映当时的那种情况。

首先,关于文书方面,包括了很多专业用语,解释各类文书与文书工作,是文书的程式或者规则。

文书拟制、缮写,重要的一般是由军机章京负责。

书写格式:

谕旨,这类名称早见于《文心》等书,各朝含义略有不同。清朝分为四类:“凡批内外臣工题本常事谓之旨,颁将军、总督、巡抚、学政、提督、总兵官,榷税使谓之敕……然惟军机处恭拟上谕为重要。上谕亦有二:巡幸,上陵、经筵、蠲赈,及内臣自侍郎以上,外臣自总兵知府以上黜陟、调补既晓谕中外,谓之明发;诰诫臣工,指授方略,查核政事,责问刑罚之不当者,谓之寄信。”(王昶)。

这些文书的撰拟,根据其性质不同,分别由内阁、翰林院、军机处撰拟,当与不当,最后审定权在军机处,所以清军机任务严密而责重。

这些公文中最重要的是“明发”与“寄信”,格式有一定要求。军机处缮写谕明发用六行格式,廷寄用五行格式,凡寄信中遇人名、地名、数目字均不得回行写。每一行都是二十个字。偶有书写错误,只能以纸贴上,不能涂改。其中密行陈奏,传谕原折,或朱批应慎密的,由章京自己抄写,抄毕,各章京执正付本互相读校。

廷寄各件,都由军机大臣出名,视对方职位高低,注明“军机大臣字寄”或“军机大臣传谕”,其中特别重要的书军机大臣密寄。嘉庆九年,规定军机处交兵部加封寄经各省文书,其封面书写何人姓氏者,一律由本人折阅,如本人因升调不在,接任官员不得代拆。不注姓名的,收件衙门可以代拆。

清朝一些皇帝对于公文书写要求准确,对予不符规格以及语言故作崇敬的,屡加指责。康熙皇帝见奏章中有德迈二帝、功过三皇这类话,说:“二帝三皇岂朕所能过”,告诫群臣以后不准这样写。嘉庆十四年,皇帝批评当时户部议奏内将军机处抬写,指出“殊属不合”,因为“军机处体制与部院衙门无异,向来奏折之内,从无抬写之例,其负责人鄂云布不晓事若此,着饰行。”

公文用纸也有定制,奏事用素纸折,不用绫绢面;请安用黄纸,面作黄绫;庆贺折,表面用黄纸,里用红纸,面用黄绫。

军机处的日常公文转化成档案规定也多。例如副本制,凡中外奏折,有皇帝朱批“留部议奏”、“留部知道”字样者皆录副发抄,原件保存。不牵涉部院的不发抄。凡皇帝没有朱批的奏折,以原件发抄。原折收存日期,本地衙门的交军机处,在外地的次日收回。

为了防止公文在传抄过程中遗失,规定逐日所发谕旨及折奏等件,每隔十日汇开一单,交内阁票拟处转各衙门查对。寻常事件,可以补抄,紧要事件,一面补抄,经办人(遗漏人)还要“参奏议处”。

公文的登记汇总,清军机处实行的办法是登记。每天公文登记在总簿上,当时叫作“随手”。管世铭诗:“试翻随手当年簿,充栋封题若列眉。”

汇总。当日收到的皇帝谕旨及各衙门的片单,抄订成册,一日换,叫做清档。

由军机处发往内阁等处后又交还的以及原在本处的,每日为一束,每半月为一包。叫作“月折。”

每天值日的军机章京都要认真检查,没有错误,然后将当年的“随手”、“清档”、“月折”以及各种应收存的收入柜中,值日的还要亲手加封,当时称作封柜。

清军机处档案工作值得特别提出的是保管方面。不论是清字的或者汉字的“清档”,每隔五年要重新抄缮一次,以备阙失。清文由方略馆译汉缮写,汉文由内阁中书缮写。这种重抄复制的工作量是很大的。嘉庆十六年,由于“册档繁多”,总共有十六名内阁中书缮写,二名军机章京校对,从16年春起到20年冬止,共七十册,可谓多矣,加以原来旧档还有310余册,都一一复校、志补。从嘉庆21年至25年又有63册,连同登记簿10册,都重新缮写。

到了咸丰年间,五年一次重缮,后来由于档册太多,又经常使用,磨损过甚,不得不改为三年缮写一次。

清代公文、档案的处理比较认真,对于保存史料,是极有好处的。

公文用印与传递,清军机处的资料有专门记载。雍正时,军机处成立,由礼部铸有银印,印文是“办理军机印信”。干隆年间,又换铸了一个,印文为“办理军机事务印记”,用篆文汉、满两种文体。印两旁刻有“干隆十四年正月造”、“礼部造”,“干字一百二十九号”等字。

印信的保存办法是:印保存军机处,盒装存放大内(皇帝帝宫里),钥匙由军机大臣佩带。如需用印信,由值日军章京凭宽五分、厚一分、长二寸的金牌到内奏事房请印,再向军机大臣请钥匙开锁启用,用后即行送还。如果随皇帝等外出,则先一日把印请出,交领班军机大臣管带,回来时送还。

古代年末封印制度,一般衙门封印后就不能启用。有时,遇有紧急公文无法处理。清干隆五年,实行了预备空白文书,铃印后存内衙,遇事填用的变通办法。

清朝军机处公文的内外传递,有严格制度,草拟文书一般性质的由本人拟稿送堂,明发、廷寄较密件只送交堂上即退下。内部之间,来往信件传递由“苏拉”担任。苏拉是满语,早期从内务府三旗选幼丁充当,年龄十五岁以下,而且是不识字的,这样规定是为了利于保密。

军机处对于那些廷寄谕旨,由军机大臣撰拟呈皇帝,发出后即封入纸函,加印钤记,交兵部再加封,然后“发驿驰递”,同时,根据公文内容要求决定传递速度。在信函的外面加以注明,凡是用驿马传送,日行三百里的叫“马上飞递”。遇有紧急件,另注明驿马日行里数,有四百里,五百里,六百里,甚至六百里加快的。干隆十五年五月十四日谕:向来军机处交出公文,签发马上飞递者,定限日行三百里,遇有最紧急要件,始以日行六百里字样签发。据清史料记载,当时,这种传送公文的办法,给各地的驿站带来了极大的灾难。一方面是文书不能迟延,误事是犯刑律的,另一方面,口粮、马匹又不能保证正常供应,以致有的地方以人代马,十分悲惨。

清代军机处各类制度中最严格的,恐怕要算保密方面。满人以少数人统治中原,本来就有很多疑忌,加之军机处又是机密重地,所以特别注意保密。清朝的法律对此有很多规定。军机处的种种保密措施,大多数是由君王训谕的。这些训谕,实质上也就是法律,因为违反了是要处置的。

干隆十一年四月十二日,曾有一道圣谕:军机处系机要重地,凡事俱要慎密,不容宣泄。以后,又多次指示臣下,注意保密。十四年,清臣张庭玉退休,干隆同意配享大庙,傅恒、汪由孰抄写谕旨时,先行泄出,受到训斥。二十八年重申:果有徇私泄漏等事,一经查出,必严加惩治,决不稍微宽贷。嘉庆四年,清庭规定凡有奏事之责者,及军营带兵大臣等后陈奏事件,俱应直达朕前,不许另有副封关会军机处,各部院文武大臣,亦不得将陈奏之事,预先告知军机大臣。和申伏法后,清仁宗还规定不准军机随带文书,违者重治其罪。廿四年有人告军机章京程同文把公文携回寓所,被革职。后查明系另一军机张文垂错误会意,把公文带到家中,随即被革职,以示惩儆。清穆宗即任后,也反复重申:军机处地属枢机,理宜慎密。军机章京每天缮写谕旨,登记档册等件,均关重要,宜小心谨秘,以重职守。

为了保密,对于军机处办公的地区,管理也是比较严格的。京外大臣只有奉旨的“方得在军机堂帘内拱主,事毕即出。”“其余部院大小官员不得擅入,其帘前窗外阶下均不许闲人窥视,满、汉章京之值亦如之。”

由于军机处在清代政治生活中的重要地位及特殊的工作性质,军机大臣与章京又多系宠信重臣,统治者给他们的待遇奖励也不同于一般官吏。《枢桓记略》中有七卷之多是记载皇上恩赐的。军机处的官员,一是升迁较快,二是经常受到赏赐,包括了衣、食、住、行。干隆37年,玄烨给予军机处章京和内廷行走人员,一律穿用貂挂的殊荣,在此以前,是没有的。很多人受赏戴花翎。嘉庆21年,赏托律、卢阴薄穿绿牙缝靴,以后军机大臣都准穿这种绿牙缝靴。军机处官员经常参加隆重的筵宴。准许年老军机大臣在紫禁城内骑马,后来,甚至不论其年岁。道光年间曹振镛在军机处,历事三朝,还被加恩准许在紫禁城内乘坐车轿。所有这些,其他官员是比较难以得到的。

清朝军机处的规章、制度当然还有一些,这里不一一赘述。

关于清代军机处沿革、职能等,本文主要是从现代秘书学的角度来加以介绍与讨论,现在,还谈几点看法:

1。清代军机处名与实的问题。前面已经提到过,虽然称作军机处,并不是处理军机的机构,而是在皇帝直接指挥下,处理全国政务、军务等重大国是的部门。其名称的来源,与设立初期性质有关,也与当时满清政体有关。《清史稿。军机大臣年表》载:“军机处名不师古,而丝纶出纳,联居密勿。”又说:“军国大计,罔不总揽。自雍、干后百八十年威,命所寄,不于内阁而于军机处,盖隐然执政之府矣。”其实质与汉代的尚书省、宋代的枢密院相似。

2。光绪朝《大清会典办理军机处》关于其职掌,主要是军机大臣掌书谕旨,综军国之要以赘上治机务。常日值禁庭以待召见。显然,这是十分象现代机要秘书部门的。上文提到的日常工作如文书、值班等,大多是秘书部门的事。那么,它和现代秘书部门有什么不同呢?最重要的一点可能就是参与决策的程度。现代国家以及地方、企事业单位的秘书部门,其重要的任务,是为领导出谋划策,并且以多种形式、直接或间接参与决策,广泛地体现了政权的人民性、政治管理的民主性。封建社会,最高决策权是属于皇帝的,是军机处这类机关,也只是接皇帝的旨意办事,参与决策的权力是极为有限的。

3。清代军机处的设置,时间长达二百多年,日常工作由临时的办法而逐步形成的一定的规矩,由草创阶段的不完善到后期日趋严密,公文的拟制、缮写、处理,档案的保护、管理以及其他各类工作都有了制度,所有这些,对于我国清代后期以及民国政府文书工作有积极的作用,就是对于我们今天的秘书工作也有一定的参考意义,是值得注意的。

我国秘书史的研究工作,目前尚属起步阶段,清代秘书史也属于一新的领域。虽然清朝距今时间不长,资料又多,提供了很多方便的条件,但是,也正由于这点,带来了一些复杂性,如何在众多的史料中摘取有益的内容,作为现代国家管理工作的借鉴等等,都是值得认真探讨的。

参考书目:

《清史稿》

《清朝通典》

《作素斋杂记》

《养吉斋丛绿》

《枢桓纪略》

《清朝野史大观》

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